Plano Financeiro: Por sessão - O que é e como configurar

Plano Financeiro: Por sessão - O que é e como configurar

O que é 

O plano financeiro Por Sessão é indicado para clientes que pagam individualmente por cada sessão realizada. Neste plano, é possível escolher entre três modelos de cobrança: Sessão Avulsa, Pacote Mensal e Pacote Fechado. Cada modelo define como as cobranças serão geradas e lançadas no módulo financeiro da clínica. 

Quem pode usar 

  1. Administrador: pode configurar o plano financeiro de qualquer cliente da clínica; 
  1. Profissional: pode configurar o plano financeiro dos seus próprios clientes; 
  1. Colaborador: pode confirmar os planos financeiros, a depender das configurações de permissões. 

Como utilizar 

Passo 1: Acesse o plano financeiro do cliente 

Abra a ficha do cliente desejado, clique em Cadastro e acesse a guia Informações Financeiras. Localize o campo Plano Financeiro e clique em Editar Plano Financeiro. 

Acesse: Ficha do cliente > Cadastro > Informações Financeiras > Editar Plano Financeiro



Passo 2: Selecione o plano Por Sessão 

Na janela “Configurar plano financeiro”, selecione “Por sessão” no campo “Plano financeiro”. Em seguida, escolha o modelo de cobrança adequado ao cliente. Os modelos disponíveis são: Sessão Avulsa, Pacote Mensal e Pacote Fechado. 

Acesse: Editar Plano Financeiro > Por Sessão > Valor da sessão



Como configurar os modelos de cobrança 

Modelo de cobrança: Sessão Avulsa 


Neste modelo, o cliente é cobrado individualmente por cada sessão realizada. As sessões são lançadas de forma avulsa no módulo financeiro, e a baixa nos pagamentos pode ser feita sessão por sessão ou selecionando várias de uma vez. Indicado para: 
  1. Clientes que agendam sessões de forma esporádica ou sem periodicidade definida;
  1. Primeiras consultas ou sessões de avaliação;
  1. Clientes em processo de encerramento com frequência reduzida. 
Exemplo: Paciente agenda sessões quando pode, sem periodicidade definida. O profissional configura o plano Por Sessão com modelo de cobrança como Sessão Avulsa e vencimento no dia da sessão. Cada sessão agendada gera uma cobrança individual no financeiro. Configuração do vencimento: defina quando a cobrança será gerada em relação à data da sessão. As opções disponíveis são: 
  1. No dia da sessão;
  1. Um dia antes da sessão;
  1. Um dia depois da sessão 
Acesse: Modelo de cobrança > Sessão Avulsa > Vencimento 
Após definir o vencimento, selecione a forma de pagamento preferencial e clique em Salvar. 






Modelo de cobrança: Pacote Mensal

Neste modelo, o cliente é cobrado por um pacote mensal correspondente ao valor total de todas as sessões realizadas no mês. Os valores são lançados no módulo financeiro como um pacote, e o valor total é calculado automaticamente pelo sistema ao final do ciclo, somando todas as sessões do mês. 

Exemplo: Paciente faz duas sessões por semana, com valor de R$ 100,00 por sessão. O profissional configura o plano financeiro como Por Sessão e o modelo de cobrança como Pacote Mensal pós-pago e vencimento no dia 10. Se em junho foram realizadas 8 sessões, o sistema lançará R$ 800,00 como valor total do pacote daquele mês.

Indicado para: 

  1. Clientes com frequência semanal ou quinzenal que pagam pelo total de sessões realizadas no mês;
  1. Situações em que o profissional prefere agrupar as sessões em uma única cobrança mensal com valor variável. 

Configuração do vencimento: escolha o formato de vencimento conforme o combinado com o cliente: 

  1. Pré-pago: o cliente paga antes das sessões, na data de vencimento selecionada. Indicado para clientes com histórico de pagamento regular;
  1. Pós-pago: o cliente paga após as sessões, na data de vencimento selecionada. Indicado para novos clientes ou quando o profissional prefere cobrar após a prestação do serviço. 

Em seguida, defina o Início do ciclo do pacote e a Data de vencimento. 

Acesse: Modelo de cobrança > Pacote Mensal > Vencimento > Pré-pago ou Pós-pago > Início do ciclo > Data de vencimento 

Após definir as configurações, selecione a Forma de Pagamento habilitada para o cliente e clique em Salvar.



Modelo de cobrança: Pacote Fechado


Neste modelo, o cliente é cobrado por um pacote com número fixo de sessões e valor previamente definido. Os pacotes são cadastrados no sistema e vinculados ao cliente no plano financeiro. O valor da sessão individual é indiferente neste modelo, pois o sistema utiliza o valor configurado para o pacote. 

Exemplo: a clínica oferece um programa terapêutico com 10 sessões por R$ 300,00. O pacote é cadastrado em Configurações > Pacotes e depois vinculado ao cliente. O módulo financeiro lançará R$ 300,00 e, ao dar baixa no pagamento, será necessário selecionar as quatro sessões correspondentes. 

Indicado para: 

  1. Programas terapêuticos com número definido de sessões; 
  1. Clientes que pagam antecipadamente por um conjunto de atendimentos. 

Pré-requisito: o pacote deve estar previamente cadastrado no sistema antes de ser vinculado ao cliente. Para verificar o passo a passo de criação de pacotes e como efetuar o pagamento, acesse o tutorial Como criar pacotes e efetuar o seu pagamento. 

Acesse: Modelo de cobrança > Pacote Fechado > Selecionar pacote 

Após selecionar o pacote, defina a Forma de Pagamento habilitada para o cliente e clique em Salvar.




Situações comuns e o que fazer


Situações comuns 

O que fazer 

O modelo de cobrança não aparece como esperado no módulo financeiro 

Verifique se o modelo de cobrança foi salvo corretamente na ficha do cliente. Acesse Editar Plano Financeiro e confirme as configurações. 

O pacote fechado não aparece na lista de seleção 

Verifique se o pacote foi cadastrado previamente em Configurações > Pacotes. Sem o cadastro, ele não estará disponível para seleção. 

A cobrança automática não foi gerada 

Verifique se a sessão foi agendada com pelo menos 5 dias de antecedência em relação à data de vencimento configurada. Caso contrário, realize a cobrança manualmente; 

Para mais informações sobre cobranças automáticas, acesse o tutorial Como configurar o plano financeiro do cliente. 

O valor do pacote mensal não corresponde ao esperado 

Confirme se todas as sessões do mês foram lançadas corretamente. O sistema soma automaticamente as sessões do ciclo para calcular o valor total do pacote. 


Quais evidências enviar ao suporte ao abrir um chamado

  1. Nome completo do cliente com o plano financeiro afetado; 
  2. Modelo de cobrança configurado (Sessão Avulsa, Pacote Mensal ou Pacote Fechado); 
  1. Descrição detalhada do problema encontrado; 
  1. Capturas de tela da janela Configurar Plano Financeiro; 
  1. Capturas de tela do módulo financeiro com os lançamentos afetados; 
  1. Relatório em excel das receitas da clínica; 
  1. Data e horário em que o problema foi identificado.

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