Como configurar os dados fiscais para emitir Nota Fiscal

Como configurar os dados fiscais para emitir Nota Fiscal

O que é


A configuração dos dados fiscais é o processo obrigatório que deve ser realizado antes da primeira emissão de Nota Fiscal no PsicoManager. Durante essa etapa, o profissional cadastra as informações da clínica, faz o upload do Certificado Digital A1, preenche os dados fiscais e tributários e define a numeração das notas. 

Atenção: o preenchimento correto dos dados fiscais é de responsabilidade do cliente e/ou de seu contador. O PsicoManager disponibiliza a plataforma para emissão, mas não se responsabiliza pelas informações inseridas.

Quem pode usar

  1. Administrador: realiza todas as etapas de configuração dos dados fiscais;
  2. Atendente/Colaborador: realiza todas as etapas de configuração dos dados fiscais;
  3. Profissional: não realiza essa configuração. Apenas o administrador da clínica pode assinar e configurar a emissão de Notas Fiscais.

Como utilizar


Passo 1: Iniciar a configuração

Acesse o Painel de Nota Fiscal e clique no botão "Começar agora" para iniciar o processo de configuração. O sistema apresentará um fluxo dividido em quatro etapas: Dados da clínica, Certificado digital, Dados fiscais e Numeração da nota e dados do contador.

Acesse: Financeiro > Nota Fiscal > Painel > Começar agora





Passo 2: Preencher os dados da clínica

Preencha os dados cadastrais da sua clínica como Pessoa Jurídica. Alguns campos já cadastrados no sistema são preenchidos automaticamente, se não ocorrer o preenchimento de forma automática, você deve preencher manualmente os campos:

  1. Razão social;
  1. CNPJ;
  1. Nome fantasia (opcional);
  1. Inscrição estadual (caso isento, mantenha o campo como "Isento");
  1. Inscrição municipal;
  2. Endereço;
  3. Dados do administrador;
  1. Os dados informados devem ser os mesmos registrados na prefeitura da cidade.
Importante: se você se cadastrou como pessoa física na plataforma, ao finalizar essa etapa passará a ser identificado como Pessoa Jurídica.


Passo 3: Fazer o upload do Certificado Digital A1

O Certificado Digital A1 é um documento eletrônico que funciona como a identidade de uma pessoa jurídica, permitindo a assinatura de documentos com validade jurídica. Para realizar o upload, você precisa ter o arquivo do certificado salvo no seu computador e a senha correspondente. O arquivo deve estar no formato .pfx

Clique em "Upload", selecione o arquivo do certificado, informe a senha e clique em "Validar certificado." O sistema confirmará se o certificado é válido.

Atenção:
o certificado deve estar dentro do prazo de validade. Caso esteja expirado, não será possível emitir nenhuma nota. O vencimento do certificado é exibido na tela após o upload.


Passo 4: Preencher os dados fiscais

Os dados fiscais devem ser preenchidos com orientação do seu contador, pois variam conforme o município, migração para ambiente nacional e o regime tributário do profissional. Preencha os seguintes campos:

  1. CNAE padrão: código de classificação da atividade econômica. Normalmente é sempre o mesmo, mas confirme com seu contador;
  1. Descrição CNAE: descrição correspondente ao código CNAE informado;
  1. Código de serviço: varia conforme o tipo de serviço prestado. Psicologia e Psicanálise possuem códigos diferentes. Confirme com seu contador;
  1. Código de tributação: não é obrigatório;
  1. ISS retido: deve ser configurado como “Não”. O ISS é de responsabilidade do profissional, não do paciente;
  1. ISS (%): a alíquota varia entre 2% e 5% conforme o município. Confirme com seu contador. Clientes que informarem "0" ou um valor fora dessa faixa não conseguirão emitir a nota. A recomendação padrão é inserir "2" ou "2,01";
  1. Regime tributário: selecione conforme orientação do seu contador;
  1. Natureza da operação: código referente ao CNPJ, conforme orientação do contador;
  1. Descrição da nota: texto que descreve o serviço prestado na nota. Deve ter menos de 400 caracteres e atender às especificidades do regime fiscal do município. Essa é uma das informações mais importantes da configuração.

Atenção: a maioria dos erros no final do processo de emissão decorre do preenchimento incorreto dos campos fiscais. Em caso de dúvida, consulte seu contador antes de prosseguir.



Passo 5: Definir a numeração da nota e os dados do contador

Nesta etapa, você informa como será iniciada a numeração das suas notas. Existem duas situações:

  1. Nunca emiti nota fiscal neste CNPJ: Selecione essa opção caso seja a primeira vez que você emite nota fiscal nesse CNPJ, em qualquer plataforma. O sistema iniciará a numeração automaticamente na série 001.
Se ocorrer algum erro nesse processo, realize a primeira emissão diretamente no site da prefeitura ou no emissor nacional e solicite o XML. Em alguns municípios, pode ser necessário emitir a primeira nota pelo portal da prefeitura antes de utilizar outra plataforma. Em caso de dúvida, consulte seu contador.

  1. Já emiti nota fiscal neste CNPJ: Selecione essa opção caso já tenha emitido nota fiscal nesse CNPJ, seja pelo PsicoManager ou por outra plataforma. Você deverá informar o próximo número de série e o próximo RPS. Para consultar essas informações, acesse a última nota emitida e identifique o número de série e o RPS. Por exemplo: se o número de série da última nota foi 003, o próximo será 004.
Atenção: informar uma numeração que já foi utilizada gerará rejeição por duplicidade. Consulte sua receita ou contador para confirmar os números corretos.


Ao finalizar todas as etapas, o sistema exibirá a mensagem “Cadastro concluído com sucesso!”

Acesse: Financeiro > Nota Fiscal > Painel > Começar agora

Situações comuns e o que fazer

Situação 

O que fazer 

O certificado digital está expirado 

Providencie um novo Certificado Digital A1 junto à autoridade certificadora. Enquanto o certificado estiver vencido, nenhuma nota poderá ser emitida. 

Erro ao emitir a primeira nota após a configuração 

Realize a primeira emissão diretamente no site da prefeitura e solicite o XML. Em seguida, tente emitir novamente pelo PsicoManager. 

Não sei quais dados fiscais preencher 

Os dados fiscais são de responsabilidade do cliente. Consulte seu contador para obter as informações corretas antes de preencher. 

ISS configurado como "Sim" 

Corrija para "Não". O ISS é de responsabilidade do profissional prestador do serviço, não do paciente. 

A alíquota de ISS está como "0" e a nota não é emitida 

Informe uma alíquota válida entre 2% e 5%. A recomendação padrão é "2" ou "2,01". Confirme o valor correto com seu contador. 

Me cadastrei como pessoa física e quero emitir nota 

Ao preencher os dados da clínica com o CNPJ e finalizar a etapa, o sistema passará a identificá-lo como Pessoa Jurídica automaticamente. 


Quais evidências enviar ao suporte ao abrir um chamado


Ao entrar em contato com o suporte sobre problemas na configuração dos dados fiscais, envie as seguintes informações:
  1. Nome completo e e-mail da conta com o problema;
  1. Etapa da configuração em que o erro ocorreu (dados da clínica, certificado, dados fiscais ou numeração);
  1. Mensagem de erro exibida pelo sistema, se houver;
  1. Capturas de tela da tela com erro;
  1. Informação sobre o município e CEP da clínica.