Como emitir uma Nota Fiscal e entender o XML

Como emitir uma Nota Fiscal e entender o XML

O que é


A emissão de Nota Fiscal no PsicoManager é feita a partir dos pagamentos registrados na plataforma, sendo assim, para emitir a Nota Fiscal de uma sessão, é necessário que você tenha dado baixa no pagamento da sessão (marcá-la como “Paga).


Após concluir todas as configurações necessárias, o profissional acessa a listagem de notas e emite o documento para cada sessão paga. O XML é o arquivo digital gerado automaticamente a cada emissão, ele é o formato oficial e válido juridicamente da nota, aceito pela prefeitura e pelos órgãos fiscais.

Quem pode usar


  1. Administrador: acessa a listagem, emite notas e consulta o XML;
  1. Atendente/Colaborador: acessa a listagem e emite notas, desde que tenha permissão concedida pelo Administrador;
  1. Profissional: não emite Nota Fiscal diretamente.

Como utilizar


Passo 1: Acessar a listagem de Notas Fiscais

Após concluir todas as configurações, acesse a listagem de Notas Fiscais. Essa tela exibe todos os pagamentos recebidos e as notas emitidas, transmitidas, canceladas, com erro e em processamento, de acordo com o período selecionado.

Acesse: Financeiro > Nota Fiscal > Listagem





NotesATENÇÃO: alguns profissionais emitem a nota antes da prestação do serviço. Nestes casos, não é possível emitir a NFSe, pois o PsicoManager não emite notas antes do pagamento da sessão.

Passo 2: Localizar o pagamento e emitir a nota

A listagem exibe automaticamente todos os pacientes com sessões marcadas como Pagas. A nota fiscal é emitida por pagamento, independentemente do plano financeiro do paciente. Localize o pagamento desejado e clique no botão de ação “Emitir nota”. Uma janela será aberta para que você confirme ou ajuste os dados antes de emitir.





















Passo 3: Preencher os dados da emissão

Na janela de emissão, confirme ou preencha os seguintes campos:

  1. Cliente: nome do paciente vinculado ao pagamento;
  1. Código CNAE: código de classificação da atividade econômica;
  1. Natureza da operação: conforme configurado nos dados fiscais;
  1. ISS retido: deve estar configurado como "Não";
  1. ISS (%): alíquota conforme configuração fiscal;
  1. Valor: valor do pagamento;
  1. Data de pagamento: preenchida automaticamente;
  1. Descrição da nota: descrição do serviço prestado.

Após confirmar os dados, clique em "Emitir".

Atenção: se os dados do paciente não estiverem cadastrados, o sistema exibirá uma tela solicitando o preenchimento do CPF e do endereço completo antes de prosseguir com a emissão.





Passo 4: Verificar o status da nota emitida


Após a emissão, a nota entrará em processamento. O sistema reserva o saldo necessário temporariamente enquanto a nota é processada. Quando o processamento for concluído com sucesso, o saldo é debitado normalmente. Em caso de erro, o valor retorna ao saldo disponível. Os status possíveis na listagem são: Emitida, Transmitida, Cancelada, Com erro e Em processamento.

Para garantir que o status exibido está atualizado, clique no botão Atualizar status sempre que acessar a listagem. Em alguns casos, o retorno da prefeitura pode demorar ou não ocorrer automaticamente.

Acesse: Financeiro > Nota Fiscal > Listagem > Atualizar status





Passo 5: Enviar a nota

Após a emissão, é possível enviar a nota diretamente pela listagem. Clique nos três pontinhos ao lado da nota e escolha uma das opções:

  1. Enviar para o contador: envia a nota por e-mail para o contador cadastrado nas configurações fiscais;
  1. Enviar para o paciente: envia a nota por e-mail diretamente para o paciente vinculado àquele pagamento;
  2. Salvar a nota como PDF clicando no ícone "PDF"

Acesse: Financeiro > Nota Fiscal > Listagem > três pontinhos > Enviar para o contador ou Enviar para o paciente



Passo 6: Acessar e consultar o XML da nota


O XML é gerado automaticamente a cada emissão. Ele contém todas as informações da nota em formato estruturado: dados do prestador, do tomador (paciente), serviço prestado, valores, impostos e códigos fiscais. Serve como comprovante legal da emissão e pode ser necessário para contabilidade ou para resolver situações junto à prefeitura.

Para consultar os dados do XML em caso de erro ou divergência:

  1. Abra o arquivo XML no navegador ou em um editor de texto (como o Bloco de Notas);
  1. Pressione Ctrl + F para abrir a busca;
  1. Localize os campos conforme a tabela abaixo e compare com os dados cadastrados no sistema.

Campo no XML 

Campo no sistema 

Exemplo 

<CodigoCnae> 

Código CNAE 

8650003 

<ItemListaServico> 

Código de serviço 

416 

<CodigoTributacaoMunicipio> 

Código de tributação 

416001 

<IssRetido> 

ISS retido? 

Sim ou Não 

<NaturezaOperacao> ou <NatOperacao> 

Natureza da operação 

1 


Atenção: o nome das tags XML pode variar conforme o padrão da prefeitura. Por exemplo, <CodigoTributacaoMunicipio> pode aparecer como <CodigoTributacaoMunicipal> e <NaturezaOperacao> pode aparecer como <NatOperacao>. Qualquer divergência entre os dados do XML e os dados cadastrados no sistema pode gerar erro na emissão.


Observação: o número de série da nota e o RPS geralmente aparecem no PDF da nota fiscal e não no XML.

Situações comuns e o que fazer


Situação 

O que fazer 

O paciente não aparece na listagem 

Verifique se a sessão está marcada como "Paga" e se os dados cadastrais do paciente estão preenchidos corretamente. Acesse: Clientes > selecione o cliente > Financeiro. 

O sistema solicita dados do paciente antes de emitir 

Preencha o CPF e o endereço completo do paciente na tela que será exibida. Após salvar, a emissão poderá ser concluída. 

A nota está com status "Em processamento" e não avança 

Clique em Atualizar status na listagem. Se o problema persistir, aguarde o retorno da prefeitura ou entre em contato com o suporte. 

A nota foi emitida mas não chegou ao paciente 

A nota não é enviada automaticamente ao paciente. Visualize a nota pela listagem para salvar em PDF e enviar manualmente. 

Há divergência entre os dados do XML e os dados do sistema 

Acesse o XML da nota, localize os campos divergentes e corrija os dados fiscais cadastrados no sistema. Consulte seu contador em caso de dúvida ou acione o nosso suporte.

Não consigo emitir a nota antes do pagamento 

O PsicoManager só emite notas para sessões já pagas. Registre o pagamento antes de tentar emitir a nota. 


Quais evidências enviar ao suporte ao abrir um chamado

​
Ao entrar em contato com o suporte sobre problemas na emissão ou no XML, envie as seguintes informações:
  1. Nome completo e e-mail da conta com o problema;
  1. Nome do paciente vinculado à nota com erro;
  1. Data e horário da sessão agendada;
  1. Status exibido na listagem para a nota em questão;
  1. Mensagem de erro exibida pelo sistema;
  1. Arquivo XML da nota, se disponível;
  1. Capturas de tela da listagem e da tela de erro.