Como preencher e gerar o Prontuário Psicológico
O que é
Quem pode usar
- Profissional: pode preencher e gerar o prontuário dos seus próprios clientes. Tem acesso às anotações de sessões vinculadas ao próprio profissional e nos casos em que o campo compartilhado está configurado para ser visualizado e compartilhado por outros profissionais.
- Administrador sem função de Responsável Técnico: pode gerar o prontuário das sessões vinculadas a ele e selecionar os campos Anotações, Ficha de evolução, Campo compartilhado e Campo fixo.
- Administrador com função de Responsável Técnico: pode gerar o prontuário de qualquer cliente da clínica e tem acesso a todos os campos de anotação disponíveis. Caso o cliente possua mais de um profissional vinculado, o administrador pode selecionar qual profissional deseja considerar na exportação.
- Colaborador: não possui acesso à funcionalidade de geração do prontuário em PDF.
Como utilizar
- Informações requeridas pelo CFP: dados do Acompanhamento Clínico e da Ficha de Evolução, exigidos pela Resolução n° 01/2009 do Conselho Federal de Psicologia;
- Informações adicionais: campos opcionais que o profissional pode selecionar conforme a necessidade do registro.
Acesse: Ficha do cliente > Sessões > Acompanhamento Clínico
As informações requeridas pelo CFP são preenchidas na aba Acompanhamento Clínico. Acesse a ficha do cliente, clique em Sessões e selecione a aba Acompanhamento Clínico. Preencha os seguintes campos:
- Avaliação da demanda (queixa do paciente): registre as informações iniciais do atendimento. Esse registro garante que os objetivos sejam traçados com mais eficiência e que a linha do tempo do processo terapêutico esteja sempre clara;
- Definição de objetivos do tratamento (plano de tratamento): registre os instrumentos utilizados para alcançar os objetivos estipulados, como técnicas, intervenções, recursos terapêuticos, testes, entre outros recursos;
- Diagnóstico: registre o diagnóstico do cliente;
- Registro de encerramento: registre os pontos principais da conclusão do processo terapêutico, seja por desistência ou por alta. Esse registro é especialmente importante para casos em que o cliente retome com outro profissional, pois permite que o sucessor consulte de forma resumida a evolução do quadro.
Passo 2: Preencher as anotações de sessão
Acesse: Ficha do cliente > Sessões > Selecionar a sessão > Adicionar anotação da sessão
Os campos disponíveis são:
- Anotações: campo para registrar observações, análises e percepções do profissional sobre o que foi abordado na sessão. Disponível para todos os perfis com acesso ao prontuário;
- Ficha de evolução: campo para registrar de forma sucinta os pontos mais importantes da evolução do quadro do cliente em cada sessão. Disponível apenas para algumas áreas de atuação;
- Campo compartilhado: campo cujas anotações são compartilhadas com o administrador da clínica. Em atendimentos realizados por equipe multidisciplinar, também é possível compartilhar com outros profissionais envolvidos no atendimento. Disponível apenas nos planos Clínica, desde que a permissão esteja ativada. Acesse: Configurações > Permissões > Clientes > Exibir Campo Compartilhado no formulário de anotações de sessão para administrador e profissionais;
- Campo fixo: campo para anotações fixas e editáveis sobre o cliente, independentemente da sessão ou do serviço. Pode ser configurado para exibição no prontuário. Nos planos Clínica, esse campo é acessível e editável pelo administrador e pelos profissionais envolvidos no atendimento. Atenção: não inclua informações confidenciais neste campo.
Na ficha do cliente, acesse o menu Sessões e clique na aba Prontuário Psicológico. Acesse: Ficha do cliente > Sessões > Prontuário Psicológico
Passo 4: Selecionar as informações do prontuário
Antes de gerar o documento, configure as informações que deseja incluir no PDF. No bloco "Informações requeridas pelo CFP", selecione os dados do "Acompanhamento Clínico" desejados. No bloco "Informações adicionais", selecione os campos opcionais conforme a necessidade:
- Inserir marca d'água do profissional: para configurar a marca d'água, acesse Configurações > Documentos > Personalização > Marca d'água.
- Incluir nome e CPF do responsável do cliente: indicado para clientes menores de idade ou que tenham responsável legal.
- Listagem das sessões presentes: o sistema inclui no prontuário as sessões registradas como presentes.
- Campo de anotações da sessão: inclui todas as anotações registradas nas sessões.
- Campo compartilhado das anotações da sessão: inclui as anotações do campo compartilhado.
- Campo fixo de anotações das sessões: inclui as anotações do campo fixo.
- Incluir campo para assinatura do profissional responsável: o sistema reserva um espaço no documento para assinatura e carimbo manual do profissional.
- Incluir sessões canceladas ou ausentes e seus motivos: o sistema inclui no prontuário as sessões registradas como canceladas ou ausentes.
Passo 5: Gerar o prontuário
Após configurar as informações desejadas, clique em Gerar prontuário para exportar o documento em PDF.
Acesse: Ficha do cliente > Sessões > Prontuário Psicológico > Selecionar informações > Gerar prontuário
Passo 6: Gerar o prontuário pelo Relatório de Anotações de Sessões
Também é possível gerar o prontuário de um cliente pelo módulo de relatórios. Localize o cliente desejado, clique em Ações e selecione Exportar prontuário.
Atenção: por esse caminho, não é possível configurar os campos desejados. O documento será gerado com todos os campos definidos.
Acesse: Relatórios > Anotações de sessões > Ações > Exportar prontuário
Situações comuns e o que fazer
Situação | O que fazer |
O campo Ficha de evolução não está disponível | Esse campo é exibido apenas para determinadas áreas de atuação. Verifique se a área de atuação do profissional está corretamente configurada no sistema. |
O campo Compartilhado não está visível | Verifique se o plano contratado é o plano Clínica e se a permissão correspondente está ativada. |
Exibir Campo Compartilhado no formulário de anotações de sessão | Acesse Configurações > Permissões > Clientes > Exibir Campo Compartilhado no formulário de anotações de sessão para administrador e profissionais. |
O prontuário foi gerado sem algumas anotações | Verifique se o período selecionado para o relatório está correto e se todas as anotações foram salvas antes da geração do documento. |
Não consigo gerar o prontuário de um cliente de outro profissional | Apenas o administrador com função de Responsável Técnico tem acesso aos prontuários de clientes vinculados a outros profissionais. Verifique se essa configuração está habilitada. Para mais informações, acesse o tutorial Como Exportar Prontuários e Dados de Sessões. |
Quais evidências enviar ao suporte ao abrir um chamado
- Nome completo do cliente com o prontuário afetado;
- Perfil de acesso utilizado (profissional, administrador com RT ou administrador sem RT);
- Descrição detalhada do problema encontrado;
- Capturas de tela da aba Prontuário Psicológico com os campos selecionados;
- Capturas de tela do erro apresentado pelo sistema, se houver;
- Data e horário em que o problema foi identificado.
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