Como incluir documentos na ficha do paciente

Como incluir documentos na ficha do paciente

O que é

O PsicoManager permite incluir documentos diretamente na ficha do paciente de duas formas: fazendo o upload de um arquivo já salvo no computador (como uma anamnese escrita à mão ou um documento pessoal) ou criando um documento a partir de um modelo previamente configurado no sistema (como um atestado ou declaração).

Importante: para criar documentos a partir de modelos, é necessário que os modelos estejam cadastrados previamente. Para saber o processo de como configurá-los, acesse o tutorial Como configurar modelos de documentos clínicos e administrativos

Quem pode usar

  1. Colaboradores podem incluir e visualizar documentos na ficha do paciente, com exceção dos tipos: Anotações de sessão, Testes psicológicos e Anamnese. Esses tipos são visíveis apenas para profissionais e administradores;
  2. Profissionais têm acesso completo a todos os tipos de documentos;
  3. Administradores têm acesso completo a todos os tipos de documentos.

Como utilizar

Passo 1: Acesse a ficha do paciente e clique no menu Documentos. Em seguida, clique em "+ Adicionar Documento".


Passo 2: Na janela que abrir, preencha o tipo/categoria e o título do documento. Em seguida, escolha uma das opções disponíveis:

  1. Upload de Arquivo: para anexar um arquivo salvo no seu computador; 
  1. Criar Documento: para gerar um documento a partir de um modelo configurado.

Opção 1: Upload de Arquivo

Use esta opção para anexar arquivos já existentes no seu computador, como documentos digitalizados ou anotações.

Atenção: documentos incluídos via upload não podem ser editados no sistema. O arquivo é apenas armazenado na ficha do paciente.

Passo 3: Selecione o tipo do documento no campo correspondente para que você identifique o tipo de documento que você está salvando na ficha do paciente. Informe o título no campo "Título do documento". Neste campo você pode colocar o título que desejar, independente do nome do modelo do documento. Ex.: Declaração de presença - Paciente A.



Passo 4: Clique em Upload de Arquivo. O botão ficará azul indicando que foi selecionado. Em seguida, clique em Upload e selecione o arquivo desejado no seu computador.

Passo 5: Clique em Salvar. O arquivo ficará disponível na ficha do paciente. Na coluna "Ações", você terá as opções: Download, enviar documento, Editar e Excluir.


Opção 2: Criar Documento

Use esta opção para gerar um documento diretamente no sistema a partir de um modelo configurado em Configurações > Modelos > Documentos. Para criar um documento, você pode optar por editar um modelo padrão escolhendo no campo "Tipo de documento" ou criar um novo a partir do editor de texto disponível na plataforma.

Passo 3: Selecione o tipo do documento no campo correspondente e informe o título no campo Título. O campo "Modelo" aparecerá depois que você escolher o tipo de documento que deseja criar.





Passo 4: Clique em Criar Documento. O botão ficará azul indicando que foi selecionado. No campo Modelo, selecione o modelo desejado de acordo com o tipo escolhido.



Passo 5: O sistema preencherá automaticamente o campo Conteúdo com o texto do modelo selecionado, substituindo as marcações dinâmicas pelos dados do paciente. Você pode editar o conteúdo livremente antes de salvar.



Passo 6: Clique em Salvar. O documento ficará disponível na ficha do paciente.

Acesse: Ficha do Paciente > Documentos > + Adicionar Documento > Criar Documento > Salvar

Na coluna Ações, você terá as opções: Visualizar, Enviar documento, Editar e Excluir.


Informações importantes

  1. Todos os documentos incluídos ficam vinculados ao paciente da ficha em que foram adicionados;
  2. Para o tipo de documento “Recibo de Pagamento”, só é possível fazer o upload do arquivo no menu Documentos. A criação do recibo a partir de modelo é feita exclusivamente em: Ficha do Paciente > Sessões > Opções

Situações comuns e o que fazer

Situações 

O que fazer 

Não encontro modelos disponíveis para criar um documento 

Verifique se os modelos estão cadastrados em: Configurações > Modelos > Documentos; 

Confirme se os modelos foram importados para o profissional ou se está visível para todos os profissionais. 

O colaborador não consegue visualizar um documento 

Confirme o tipo do documento. Anotações de sessões, Testes psicológicos e Anamnese não são visíveis para colaboradores; 

Verifique em Configurações > Modelos > Documentos se o modelo de documento foi importado corretamente 

Não consigo editar um documento após o upload 

Documentos incluídos via upload não permitem edição no sistema. Para ter um documento editável, utilize a opção “Criar Documento” 

Não consigo realizar um upload de documento 

Confirme se o arquivo está no formato e tamanho correto. 


Evidências para abertura de chamado no suporte

Caso precise abrir um chamado, envie:
  1. Print da tela com o erro ou situação encontrada;
  2. Tipo e título do documento envolvido;
  1. Opção utilizada (Upload de Arquivo ou Criar Documento);
  1. Data e horário da ocorrência.


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