Como cadastrar horários de sessões automaticamente

O sistema permite o cadastramento automático de sessões recorrentes, eliminando a necessidade de agendar manualmente a cada nova data. As sessões recorrentes podem ser cadastradas de duas formas: pela agenda geral e pela ficha de cadastro do paciente.

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Agenda geral

Ao selecionar um horário disponível, escolha a periodicidade (semanal, quinzenal ou mensal). O sistema cria automaticamente 10 sessões de acordo com a regra definida. Quando restarem 3 sessões futuras, mais 10 sessões serão geradas automaticamente.

ATENÇÃO: a recorrência do evento é relacionada a periodicidade das sessões do paciente. Por exemplo, se você marcar a recorrência do evento como quinzenalmente, significa que o paciente tem sessões a cada 15 dias, desta forma, a agenda registrará dez sessões para esse paciente, com intervalo de duas semanas de uma sessão para outra. 

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Ficha de cadastro do paciente

Acesse o módulo “Clientes”, selecione o paciente, em seguida menu “Sessões”, clique em “+ Agendar novo horário” e siga o mesmo procedimento. O sistema cria automaticamente 10 sessões de acordo com a regra definida. Quando restarem 3 sessões futuras, mais 10 sessões serão geradas automaticamente.

O sistema não permite criar recorrências quando há bloqueio na agenda do profissional, no entanto, quando há o cadastro de Eventos, é possível criar a recorrência. Por exemplo: profissional acessa agenda geral > configurações:

Cria o bloqueio na agenda, em uma sexta-feira de abril, o dia todo:

Em seguida, tenta criar um agendamento com recorrência semanal para o paciente, também em uma sexta-feira:

O sistema apresentará o seguinte erro:

Para situação descrita acima, se você precisar bloquear a agenda e ainda assim quiser criar recorrências para aquele dia, orientamos a criar um Evento, no entanto, o Evento é como um lembrete, ele não bloqueia a agenda, sendo assim, você poderá agendar horários para o dia do evento.

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Regras do sistema sobre recorrência

Ao cadastrar a recorrência de sessões, é possível selecionar algumas opções para manter ou encerrar a recorrência, são elas:

• “Nunca”;

• “Após x sessões”;

• “Em dd/mm/aaaa.

Abaixo, explicaremos as particularidades de cada uma.

Recorrência termina em “Nunca”

As sessões ocorrerão, por exemplo, toda quarta-feira às 08:00, se você cadastrar esse horário de forma recorrente e marcar a opção “Termina em: Nunca”, o sistema criará mais 10 sessões automaticamente e, conforme forem realizadas, novas sessões serão geradas gradativamente.

O sistema entende como recorrência o dia da semana que você está cadastrando a recorrência, ou seja, se a data em que você está agendando para o paciente cai em uma terça-feira e você seleciona a opção “termina em: nunca”, o evento será criado para todas as próximas terças-feiras. 

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É possível cadastrar duas recorrências para o mesmo paciente?

Recorrência semanal

Para os pacientes que possuem eventos semanais, é possível criar mais de uma recorrência por meio da opção “Adicionar mais dias”. Neste caso, uma recorrência não substitui a outra.

Para selecionar mais dias, você deve ter preenchido todos os dados para agendar a primeira recorrência:

Nesta opção de adicionar mais dias na semana, o sistema não busca o tempo de sessão de forma automática, sendo assim, você deve preencher o horário considerando o tempo de sessão:

Recorrência quinzenal e mensal

Se o paciente for atendido mais de uma vez por semana de forma quinzenal, você não deve cadastrar mais de uma recorrência como “Termina em: Nunca” na ficha do cliente. Caso uma segunda recorrência quinzenal seja cadastrada, ela substituirá a primeira.

Para evitar erros, cadastre um dos dias com a recorrência “Nunca” e o outro com a regra “Após X sessões” ou “Em dd/mm/aaaa”.

Exemplo: Paciente atendido terça e quarta-feira. A terça-feira pode ser cadastrada como “Termina em: Nunca”, mas a quarta deve ser cadastrada como “Termina em: Após X sessões” ou “Termina em: Em dd/mm/aaaa”.

Se for necessário excluir um agendamento recorrente, o sistema permite excluir apenas esse evento ou todos os seguintes.

Não é possível agendar duas recorrências quando forem quinzenais ou mensais. Uma recorrência substituirá a outra. 

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Como excluir as recorrências ou uma sessão da recorrência

Para editar ou excluir recorrências, você deve acessar a Ficha do Paciente, em seguida clicar em Editar horários e recorrência e selecione a opção desejada.

Editar horários agendados

Ao selecionar essa opção, você tem a opção de editar sessões que foram criadas dentro da recorrência. Essa opção ajuda a gerir o horário de seus pacientes que possuem recorrência, sem bagunçar a agenda, principalmente se ocorrer algum contratempo em algum dia específico.

Nesta opção, é possível editar sessões passadas e futuras.

A opção de editar sessões passadas, podem ajudar os profissionais que estão com divergências em relatórios financeiros, quando atendem o cliente em outra data ou outro horário e não alteraram na agenda. 

Nesta opção, você consegue alterar apenas os horários selecionados, sem alterar a recorrência. Após alterar as informações sobre o agendamento, clique em “Salvar”:

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Excluir horários agendados e/ou excluir toda a recorrência

Nesta opção, você pode excluir horários de sessões passadas ou futuras.

No primeiro exemplo, você seleciona apenas um horário para excluir. É possível selecionar mais de um horário, se desejar.

Um ponto de atenção para essa tela é que você consegue excluir as configurações de recorrência, basta ativar a opção e clicar em excluir. O botão de excluir só é habilitado quando selecionar pelo menos uma sessão.

ATENÇÃO: antes de remover as configurações de recorrência, o profissional deve verificar se a(s) sessão(ões) não contém dados importantes como:

1. Anotações de sessão
   
2. Se estão pagas
   
3. Se estão marcadas com presença
   

Caso prossiga com a exclusão das configurações, não terá mais acesso às informações acima.

Na Agenda Geral, se você agenda um cliente de recorrência e não altera nenhuma informação sobre o agendamento, caso deseje excluir o horário, aparecerá uma tela com as opções de excluir apenas o agendamento ou os próximos seguintes:

No entanto, se você editar alguma informação sobre o agendamento daquela sessão e salvar as alterações, se precisar excluir o horário, aparecerá uma tela apenas para excluir os registros, sem a opção de selecionar a exclusão apenas daquele agendamento ou a exclusão dos agendamentos seguintes:

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