Como agendar sessões e regras de recorrências

Como agendar sessões e regras de recorrências

O que é o agendamento de sessões?

Essa funcionalidade permite o agendamento de sessões e eventos de forma simples e organizada. Existem três maneiras de realizar um agendamento:

  • Agenda Geral

  • Sessão por Dia

  • Agenda de Salas

Independentemente do caminho escolhido, o processo de cadastro da sessão será o mesmo.

Para acessar a agenda, basta o profissional selecionar o módulo Agenda, no canto esquerdo da tela:


  

Como agendar uma sessão?

Para iniciar o agendamento, escolha uma das opções abaixo:

Agenda geral

Clique no botão + Agendar sessão ou clique diretamente no campo em branco do calendário (dia e horário desejados).



Após cadastrar o evento, o profissional deve clicar em “Salvar” para registrar o agendamento.


Nesta opção de agenda geral, você pode visualizar os agendamentos do mês, semana ou dia. É uma forma de organizar e planejar de forma macro os seus agendamentos.
A data em que o cliente estiver visualizando a agenda geral, será sempre destacada pela cor azul claro.

Sessões por dia

Para agendar nesta opção, clique em “+ Agendar sessão”.




É possível agendar também diretamente pela agenda, ao rolar a página, basta o profissional clicar no campo que estiver vazio para realizar o agendamento:

ATENÇÃO: é importante entender que, dependendo das configurações da agenda, a duração de sessão manterá a mesma para todos os pacientes. No exemplo acima, a duração de sessão está como 40 minutos, por isso, todas as sessões serão marcadas considerando esse tempo de sessão.

Agenda de salas

Essa opção é para os profissionais que possuem mais de uma sala física em seu consultório. Para que os profissionais não marquem os mesmos horários em determinada sala, é viável que eles realizem o agendamento nesta opção, desta forma não há riscos dos horários se chocarem.



Para realizar o agendamento, clique no horário que estiver disponível e preencha as informações.

Não aparece nenhuma sala para que eu realize o agendamento, o que fazer?

Neste caso, é importante que você verifique se há salas configuradas no sistema. Para isso, acesse Configuração > Agendas e salas > Salas > Inserir sala


Como cadastrar horários de sessões automaticamente?

 

O sistema permite o cadastramento automático de sessões recorrentes, eliminando a necessidade de agendar manualmente a cada nova data.

As sessões recorrentes podem ser cadastradas de duas formas: pela agenda geral e pela ficha de cadastro do paciente.

Agenda geral

Ao selecionar um horário disponível, escolha a periodicidade (semanal, quinzenal ou mensal). O sistema cria automaticamente 10 sessões de acordo com a regra definida. Quando restarem 3 sessões futuras, mais 10 sessões serão geradas automaticamente.


ATENÇÃO: a recorrência do evento é relacionada a periodicidade das sessões do paciente. Por exemplo, se o profissional marcar a recorrência do evento como quinzenalmente, significa que o paciente tem sessões a cada 15 dias, desta forma, a agenda registrará dez sessões para esse paciente, com intervalo de duas semanas de uma sessão para outra.

Ficha de cadastro do paciente

Acesse o módulo “Clientes”, selecione o paciente, em seguida menu “Sessões”, clique em “+ Agendar novo horário” e siga o mesmo procedimento. O sistema cria automaticamente 10 sessões de acordo com a regra definida. Quando restarem 3 sessões futuras, mais 10 sessões serão geradas automaticamente.


ATENÇÃO: O sistema não permite criar recorrências quando há bloqueio na agenda do profissional, no entanto, quando há o cadastro de Eventos, é possível criar a recorrência. Por exemplo: 

Profissional acessa agenda geral > configurações:

Cria o bloqueio na agenda, em uma sexta-feira de abril, o dia todo:

 Em seguida, tenta criar um agendamento com recorrência semanal para o paciente, também em uma sexta-feira:



 O sistema apresentará o seguinte erro:

Se você precisar bloquear a agenda e ainda assim quiser criar recorrências para aquele dia, crie um Evento, no entanto, o Evento é como um lembrete, ele não bloqueia a agenda, sendo assim, o profissional poderá agendar horários para o dia do evento.

Regras do sistema sobre recorrência

Ao cadastrar a recorrência de sessões, é possível selecionar algumas opções para manter ou encerrar a recorrência, são elas:

  • “Nunca”;

  • “Após x sessões”;

  • “Em dd/mm/aaaa.

Abaixo, explicaremos as particularidades de cada uma.

 

Recorrência termina em “Nunca”

As sessões ocorrerão, por exemplo, toda quarta-feira às 08:00, se você cadastrar esse horário de forma recorrente e marcar a opção “Termina em: Nunca”, o sistema criará mais 10 sessões automaticamente e, conforme forem realizadas, novas sessões serão geradas gradativamente.



O sistema entende como recorrência o dia da semana que você está cadastrando a recorrência, ou seja, se a data em que está agendando para o paciente cai em uma terça-feira e você seleciona a opção “termina em: nunca”, o evento será criado para todas as próximas terças-feiras.

É possível cadastrar duas recorrências para o mesmo paciente?

Recorrência semanal

Para os pacientes que possuem eventos semanais, é possível criar mais de uma recorrência por meio da opção “Adicionar mais dias”. Neste caso, uma recorrência não substitui a outra.

Para selecionar mais dias, o profissional deve ter preenchido todos os dados para agendar a primeira recorrência:



Confirme com o paciente quais os outros dias da semana ele deseja atendimento, selecionar o dia da semana e o horário:



Nesta opção de adicionar mais dias na semana, o sistema não busca o tempo de sessão de forma automática, sendo assim, você deve preencher o horário considerando o tempo de sessão:


Recorrência quinzenal e mensal

Se o paciente for atendido mais de uma vez por semana de forma quinzenal, o profissional não deve cadastrar mais de uma recorrência como “Termina em: Nunca” na ficha do cliente. Caso uma segunda recorrência quinzenal seja cadastrada, ela substituirá a primeira.

Para evitar erros, cadastre um dos dias com a recorrência “Nunca” e o outro com a regra “Após X sessões” ou “Em dd/mm/aaaa”.

Exemplo: Paciente atendido terça e quarta-feira. A terça-feira pode ser cadastrada como “Termina em: Nunca”, mas a quarta deve ser cadastrada como “Termina em: Após X sessões” ou “Termina em: Em dd/mm/aaaa”.

Se for necessário excluir um agendamento recorrente, o sistema permite excluir apenas esse evento ou todos os seguintes.


ATENÇÃO: não é possível agendar duas recorrências, para um mesmo paciente, quando forem quinzenais ou mensais. Uma recorrência substituirá a outra.

Como excluir as recorrências ou uma sessão da recorrência

Para editar ou excluir recorrências, o profissional deve acessar a Ficha do Paciente, em seguida clicar em Editar horários e recorrência e selecione a opção desejada.

Editar horários agendados

Ao selecionar essa opção, o profissional tem a opção de editar sessões que foram criadas dentro da recorrência. Essa opção ajuda o profissional a gerir o horário de seus pacientes que possuem recorrência, sem bagunçar a agenda, principalmente se ocorrer algum contratempo em algum dia específico.

Nesta opção, é possível editar sessões passadas e futuras.



A opção de editar sessões passadas, podem te ajudar caso esteja com divergências em relatórios financeiros, quando atendem o paciente em outra data ou outro horário e não alteraram na agenda.

Nesta opção, você consegue alterar apenas os horários selecionados, sem alterar a recorrência. Após alterar as informações sobre o agendamento, o cliente deve clicar em “Salvar”:

Excluir horários agendados e/ou excluir toda a recorrência

Nesta opção, você tem a opção de excluir horários de sessões passadas ou futuras.

No primeiro exemplo, selecione apenas um horário para excluir. É possível selecionar mais de um horário, se desejar.





Um ponto de atenção para essa tela é que você consegue excluir as configurações de recorrência, basta ele ativar a opção e clicar em excluir.

O botão de excluir só é habilitado quando selecionar pelo menos uma sessão.



ATENÇÃO: antes de remover as configurações de recorrência, você deve verificar se a(s) sessão(ões) não contém dados importantes como:

  1. Anotações de sessão

  2. Se estão pagas

  3. Se estão marcadas com presença

Caso prossiga com a exclusão das configurações, terá mais acesso às informações acima.



Na Agenda Geral, se o profissional agenda um cliente de recorrência e não altera nenhuma informação sobre o agendamento, caso ele deseje excluir o horário, aparecerá uma modal com as opções de excluir apenas o agendamento ou os próximos seguintes:

No entanto, se ele editar alguma informação sobre o agendamento daquela sessão e salvar as alterações, se ele precisar excluir o horário, aparecerá uma modal apenas para excluir os registros, sem a opção de selecionar a exclusão apenas daquele agendamento ou a exclusão dos agendamentos seguintes:
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