Como agendar sessões e regras de recorrências

Como agendar sessões e regras de recorrências

O que é o agendamento de sessões?

Essa funcionalidade permite o agendamento de sessões e eventos de forma simples e organizada. Existem três maneiras de realizar um agendamento:

  • Agenda Geral

  • Sessão por Dia

  • Agenda de Salas

Independentemente do caminho escolhido, o processo de cadastro da sessão será o mesmo.

Para acessar a agenda, basta o profissional selecionar o módulo Agenda, no canto esquerdo da tela:


  

Como agendar uma sessão?

Para iniciar o agendamento, escolha uma das opções abaixo:

Agenda geral

Clique no botão + Agendar sessão ou clique diretamente no campo em branco do calendário (dia e horário desejados).



Após cadastrar o evento, o profissional deve clicar em “Salvar” para registrar o agendamento.


Nesta opção de agenda geral, você pode visualizar os agendamentos do mês, semana ou dia. É uma forma de organizar e planejar de forma macro os seus agendamentos.
A data em que o cliente estiver visualizando a agenda geral, será sempre destacada pela cor azul claro.

Sessões por dia

Para agendar nesta opção, clique em “+ Agendar sessão”.




É possível agendar também diretamente pela agenda, ao rolar a página, basta o profissional clicar no campo que estiver vazio para realizar o agendamento:

ATENÇÃO: é importante entender que, dependendo das configurações da agenda, a duração de sessão manterá a mesma para todos os pacientes. No exemplo acima, a duração de sessão está como 40 minutos, por isso, todas as sessões serão marcadas considerando esse tempo de sessão.

Agenda de salas

Essa opção é para os profissionais que possuem mais de uma sala física em seu consultório. Para que os profissionais não marquem os mesmos horários em determinada sala, é viável que eles realizem o agendamento nesta opção, desta forma não há riscos dos horários se chocarem.



Para realizar o agendamento, clique no horário que estiver disponível e preencha as informações.

Não aparece nenhuma sala para que eu realize o agendamento, o que fazer?

Neste caso, é importante que você verifique se há salas configuradas no sistema. Para isso, acesse Configuração > Agendas e salas > Salas > Inserir sala


Como cadastrar horários de sessões automaticamente?

 

O sistema permite o cadastramento automático de sessões recorrentes, eliminando a necessidade de agendar manualmente a cada nova data.

As sessões recorrentes podem ser cadastradas de duas formas: pela agenda geral e pela ficha de cadastro do paciente.

Agenda geral

Ao selecionar um horário disponível, escolha a periodicidade (semanal, quinzenal ou mensal). O sistema cria automaticamente 10 sessões de acordo com a regra definida. Quando restarem 3 sessões futuras, mais 10 sessões serão geradas automaticamente.


ATENÇÃO: a recorrência do evento é relacionada a periodicidade das sessões do paciente. Por exemplo, se o profissional marcar a recorrência do evento como quinzenalmente, significa que o paciente tem sessões a cada 15 dias, desta forma, a agenda registrará dez sessões para esse paciente, com intervalo de duas semanas de uma sessão para outra.

Ficha de cadastro do paciente

Acesse o módulo “Clientes”, selecione o paciente, em seguida menu “Sessões”, clique em “+ Agendar novo horário” e siga o mesmo procedimento. O sistema cria automaticamente 10 sessões de acordo com a regra definida. Quando restarem 3 sessões futuras, mais 10 sessões serão geradas automaticamente.


ATENÇÃO: O sistema não permite criar recorrências quando há bloqueio na agenda do profissional, no entanto, quando há o cadastro de Eventos, é possível criar a recorrência. Por exemplo: 

Profissional acessa agenda geral > configurações:

Cria o bloqueio na agenda, em uma sexta-feira de abril, o dia todo:

 Em seguida, tenta criar um agendamento com recorrência semanal para o paciente, também em uma sexta-feira:



 O sistema apresentará o seguinte erro:

Se você precisar bloquear a agenda e ainda assim quiser criar recorrências para aquele dia, crie um Evento, no entanto, o Evento é como um lembrete, ele não bloqueia a agenda, sendo assim, o profissional poderá agendar horários para o dia do evento.

Regras do sistema sobre recorrência

Ao cadastrar a recorrência de sessões, é possível selecionar algumas opções para manter ou encerrar a recorrência, são elas:

  • “Nunca”;

  • “Após x sessões”;

  • “Em dd/mm/aaaa.

Abaixo, explicaremos as particularidades de cada uma.

 

Recorrência termina em “Nunca”

As sessões ocorrerão, por exemplo, toda quarta-feira às 08:00, se você cadastrar esse horário de forma recorrente e marcar a opção “Termina em: Nunca”, o sistema criará mais 10 sessões automaticamente e, conforme forem realizadas, novas sessões serão geradas gradativamente.



O sistema entende como recorrência o dia da semana que você está cadastrando a recorrência, ou seja, se a data em que está agendando para o paciente cai em uma terça-feira e você seleciona a opção “termina em: nunca”, o evento será criado para todas as próximas terças-feiras.

É possível cadastrar duas recorrências para o mesmo paciente?

Recorrência semanal

Para os pacientes que possuem eventos semanais, é possível criar mais de uma recorrência por meio da opção “Adicionar mais dias”. Neste caso, uma recorrência não substitui a outra.

Para selecionar mais dias, o profissional deve ter preenchido todos os dados para agendar a primeira recorrência:



Confirme com o paciente quais os outros dias da semana ele deseja atendimento, selecionar o dia da semana e o horário:



Nesta opção de adicionar mais dias na semana, o sistema não busca o tempo de sessão de forma automática, sendo assim, você deve preencher o horário considerando o tempo de sessão:


Recorrência quinzenal e mensal

Se o paciente for atendido mais de uma vez por semana de forma quinzenal, o profissional não deve cadastrar mais de uma recorrência como “Termina em: Nunca” na ficha do cliente. Caso uma segunda recorrência quinzenal seja cadastrada, ela substituirá a primeira.

Para evitar erros, cadastre um dos dias com a recorrência “Nunca” e o outro com a regra “Após X sessões” ou “Em dd/mm/aaaa”.

Exemplo: Paciente atendido terça e quarta-feira. A terça-feira pode ser cadastrada como “Termina em: Nunca”, mas a quarta deve ser cadastrada como “Termina em: Após X sessões” ou “Termina em: Em dd/mm/aaaa”.

Se for necessário excluir um agendamento recorrente, o sistema permite excluir apenas esse evento ou todos os seguintes.


ATENÇÃO: não é possível agendar duas recorrências, para um mesmo paciente, quando forem quinzenais ou mensais. Uma recorrência substituirá a outra.

Como excluir as recorrências ou uma sessão da recorrência

Para editar ou excluir recorrências, o profissional deve acessar a Ficha do Paciente, em seguida clicar em Editar horários e recorrência e selecione a opção desejada.

Editar horários agendados

Ao selecionar essa opção, o profissional tem a opção de editar sessões que foram criadas dentro da recorrência. Essa opção ajuda o profissional a gerir o horário de seus pacientes que possuem recorrência, sem bagunçar a agenda, principalmente se ocorrer algum contratempo em algum dia específico.

Nesta opção, é possível editar sessões passadas e futuras.



A opção de editar sessões passadas, podem te ajudar caso esteja com divergências em relatórios financeiros, quando atendem o paciente em outra data ou outro horário e não alteraram na agenda.

Nesta opção, você consegue alterar apenas os horários selecionados, sem alterar a recorrência. Após alterar as informações sobre o agendamento, o cliente deve clicar em “Salvar”:

Excluir horários agendados e/ou excluir toda a recorrência

Nesta opção, você tem a opção de excluir horários de sessões passadas ou futuras.

No primeiro exemplo, selecione apenas um horário para excluir. É possível selecionar mais de um horário, se desejar.





Um ponto de atenção para essa tela é que você consegue excluir as configurações de recorrência, basta ele ativar a opção e clicar em excluir.

O botão de excluir só é habilitado quando selecionar pelo menos uma sessão.



ATENÇÃO: antes de remover as configurações de recorrência, você deve verificar se a(s) sessão(ões) não contém dados importantes como:

  1. Anotações de sessão

  2. Se estão pagas

  3. Se estão marcadas com presença

Caso prossiga com a exclusão das configurações, terá mais acesso às informações acima.



Na Agenda Geral, se o profissional agenda um cliente de recorrência e não altera nenhuma informação sobre o agendamento, caso ele deseje excluir o horário, aparecerá uma modal com as opções de excluir apenas o agendamento ou os próximos seguintes:

No entanto, se ele editar alguma informação sobre o agendamento daquela sessão e salvar as alterações, se ele precisar excluir o horário, aparecerá uma modal apenas para excluir os registros, sem a opção de selecionar a exclusão apenas daquele agendamento ou a exclusão dos agendamentos seguintes:
​
​

    • Related Articles

    • Como cadastrar horários de sessões automaticamente

      O sistema permite o cadastramento automático de sessões recorrentes, eliminando a necessidade de agendar manualmente a cada nova data. As sessões recorrentes podem ser cadastradas de duas formas: pela agenda geral e pela ficha de cadastro do ...

    • Relatório Agendamento e Sessões

      Resumo O que é: Com o PsicoManager você consegue visualizar seu Relatório de Agendamento e Sessões. No Dashboards visualize: Sessões agendadas, Sessões presentes, Sessões ausentes, Cliente cancelou, Sessões confirmadas, Frequência não pontuada. Além ...

    • Relatório Anotações de Sessões

      Resumo O que é: Com o PsicoManager você consegue visualizar seu Relatório Anotações de Sessões. Nesse relatório você consegue acompanhar por cliente a quantidade de sessões presentes que não foram realizadas anotações nos últimos 12 meses. Além ...

    • Relatório Pagamento de Sessões

      Resumo O que é: Com o PsicoManager você consegue visualizar seu Relatório Pagamento de Sessões. Este relatório apresenta uma abordagem flexível para os pagamentos por sessão. As somas podem não corresponder ao módulo financeiro do sistema, já que são ...

    • Como efetuar pagamento de sessões

      Resumo O que é: Esta função permite que faça o pagamento das sessões cadastradas no sistema, de acordo com o plano financeiro definido para cada cliente, em contabilizar no relatório financeiro corretamente. Pode ser realizado de algumas formas, ...