Como cadastrar meus clientes no PsicoManager

Como cadastrar meus clientes no PsicoManager

O que é

O cadastro de clientes é o preenchimento da ficha com os dados pessoais e informações do seu cliente no sistema. A ficha do cliente é o ponto central de acesso a todas as funcionalidades relacionadas a ele, como agendamento de sessões, envio de cobranças, lembretes de sessão, elaboração e envio de documentos, anotações de sessão, prontuários, anamneses e relatórios financeiros.

Manter a ficha do cliente completa e atualizada é essencial para que todas essas funcionalidades operem corretamente.

Quem pode usar

Esta funcionalidade está disponível para os seguintes perfis:

  1. Administrador: pode cadastrar, visualizar e editar a ficha de qualquer cliente da clínica;
  2. Profissional: pode cadastrar, visualizar e editar a ficha dos seus próprios clientes, conforme as permissões definidas pelo administrador da clínica;
  3. Colaborador: pode cadastrar, visualizar e editar fichas de clientes, conforme as permissões definidas pelo administrador.
Para entender o passo a passo sobre as configurações de permissões do sistema, acesse o tutorial: Como definir permissões para usuários no sistema.

O próprio cliente também pode preencher sua ficha


 por meio de um link de cadastro enviado pelo profissional ou pela clínica. Para saber como enviar esse link, acesse o tutorial Como gerar o link de cadastro e enviá-lo para meu cliente.

Como utilizar


Passo 1: Acessar o cadastro de clientes

No menu lateral esquerdo, passe o mouse sobre Clientes e selecione Cadastrar Clientes. Como acessar: Clientes > Cadastrar Clientes

Importante: O PsicoManager oferece a opção de Cadastro Rápido, que permite salvar a ficha preenchendo apenas o bloco de Informações Pessoais. No entanto, quanto mais completa for a ficha, melhor será o funcionamento dos serviços vinculados ao cliente, como lembretes de sessão, lembretes de cobrança, emissão de notas fiscais e edição de documentos. Fichas incompletas podem causar erros ou informações ausentes nesses serviços.



Passo 2: Preencher o Bloco 1: Informações Pessoais

Neste bloco, os únicos campos obrigatórios são o nome completo do cliente e, para planos clínica, o profissional responsável pelo atendimento. Nos planos clínica, é possível vincular mais de um profissional ao cliente. Nos planos individuais, o vínculo com o profissional é automático.

Os demais campos não são obrigatórios, mas seu preenchimento é recomendado, pois o sistema utiliza essas informações para:
  1. Envio de lembretes de sessão e de cobrança.
  2. Emissão de recibos e notas fiscais.
  3. Preenchimento de documentos.
O CPF do cliente é especialmente importante para quem utiliza o PsicoBank: sem o CPF cadastrado, não é possível enviar o link de pagamento de sessões ao cliente.




Passo 2.1: Definir o Grupo Anamnese

O campo "Grupo Anamnese" não é obrigatório, mas deve ser preenchido para habilitar o formulário de anamnese do cliente. Nos planos clínica, esse campo fica disponível para edição após a escolha do profissional responsável, pois cada profissional pode ter seu próprio formulário personalizado.

Para entender como configurar o formulário de anamnese, acesse o tutorial Como personalizar o formulário de Anamnese.





Passo 3: Preencher o Bloco 2: Informações Financeiras

Neste bloco, defina o plano financeiro do cliente de acordo com a forma de cobrança das sessões. Todas as movimentações financeiras registradas no módulo financeiro da clínica, referentes a esse cliente, seguirão as regras e configurações definidas aqui.

Para os planos Clínica, é possível que cada profissional tenha seu próprio plano financeiro com o cliente. 








Passo 4: Preencher o Bloco 3: Endereço

As informações de endereço não são obrigatórias, mas são necessárias em duas situações:
  1. Emissão de notas fiscais: a ausência do endereço pode gerar erros na emissão da Nota Fiscal;
  2. Elaboração de documentos: quando o documento exige o endereço do cliente, o sistema utiliza os dados cadastrados neste bloco para preenchimento automático.





Passo 5: Preencher o Bloco 4: Dados Adicionais

Este bloco reúne informações complementares para controle interno, como contato de emergência e outros registros úteis para o dia a dia administrativo e estratégico da clínica. Algumas informações preenchidas neste bloco, são usadas para alimentar os relatórios sobre a sua clínica/consultório, no Módulo Relatórios.




Passo 6: Preencher o Bloco 5: Responsável

Caso o cliente possua um responsável legal, cadastre os dados do responsável neste bloco. As informações cadastradas aqui permitem:
  1. Envio de cobranças e documentos por e-mail e WhatsApp do responsável;
  2. Emissão de notas fiscais e cobranças utilizando o nome e CPF do responsável;
  3. Envio de lembretes de sessão por e-mail, SMS e WhatsApp do responsável.




Passo 7: Salvar a ficha do cliente

Após preencher ou editar qualquer informação na ficha do cliente, clique no botão Salvar para que o sistema registre as alterações. Esse procedimento deve ser seguido sempre que houver qualquer modificação na ficha.

Quais evidências enviar ao suporte ao abrir um chamado


Ao entrar em contato com o suporte sobre problemas no cadastro de clientes, envie as seguintes informações:
  1. Nome completo do cliente com problema no cadastro;
  2. Descrição detalhada do problema encontrado;
  3. Capturas de tela da ficha do cliente, indicando o bloco ou campo com erro;
  4. Mensagem de erro exibida pelo sistema, se houver;
  5. Informação sobre o perfil de acesso utilizado (administrador, profissional ou colaborador).


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