Como configurar modelos de documentos clínicos e administrativos

Como configurar modelos de documentos clínicos e administrativos

O que é

O PsicoManager permite que você configure os modelos de documentos que serão utilizados com seus clientes como contratos, testes psicológicos, recibos e outros documentos clínicos e administrativos.

Há três formas de incluir modelos: importando os modelos pré-definidos disponibilizados pelo PsicoManager, fazendo o upload de arquivos já existentes no seu computador ou criando um documento diretamente no sistema por meio do editor de texto e das marcações dinâmicas.

Todos os modelos cadastrados podem ser editados a qualquer momento pela coluna Ações > Editar na tabela de documentos.


Quem pode usar

  1. Administradores e Colaboradores podem configurar e gerenciar os modelos de documentos de todos os profissionais da clínica;
  2. Profissionais de clínica podem configurar e gerenciar apenas os próprios modelos de documentos.

Como utilizar

Como adicionar um documento do seu computador ou criar um novo

Passo 1: Acesse: Configurações > Modelos > Documentos > +Adicionar Documentos.
Importante: Antes de configurar o documento, verifique a opção “Profissionais”.
  1. Se um profissional específico estiver selecionado, o modelo de documento ficará visível somente para ele;
  1. Se a opção “Visível para todos os profissionais” estiver ativada, o modelo de documento poderá ser acessado por todos os profissionais da clínica.

Isso garante que o documento seja direcionado corretamente para quem deve utilizá-lo.



Passo 2: Na janela que abrir, selecione o profissional que terá acesso ao documento, preencha o tipo de documento e o título do documento.

Em seguida, escolha uma das opções disponíveis:

  1. Upload de Arquivo: para anexar um arquivo já existente no seu computador
  1. Criar Documento: para configurar um modelo editável diretamente no sistema


Opção 1: Upload de Arquivo

Use esta opção para armazenar um modelo de documento já finalizado, como um arquivo Word ou PDF. Exemplo: você possui um modelo próprio de contrato de prestação de serviços e deseja salvá-lo na plataforma. 

Atenção: documentos incluídos via upload não podem ser editados no sistema. O arquivo é apenas armazenado para consulta e download.

Passo 3: Selecione o tipo do documento e informe o título. Clique em Upload de Arquivo, o botão ficará azul indicando que foi selecionado. Em seguida, clique em Upload e selecione o arquivo desejado no seu computador. Em seguida, clique em "Salvar".



Informações sobre upload:

  1. É possível enviar apenas 1 arquivo por documento. Caso precise de mais de um arquivo para o mesmo tipo, diferencie-os pelo título;
  1. Formatos aceitos: .doc, .docx, .pdf, .ppt, .xls, .csv, .jpg, .png

Opção 2: Criar Documento

Use esta opção para configurar um modelo editável com texto e marcações dinâmicas, que serão preenchidas automaticamente com os dados do paciente no momento do uso.

Passo 3: Selecione o tipo do documento e informe o título. Clique em "Criar Documento", o botão ficará azul indicando que foi selecionado.


Passo 4: No campo "Conteúdo", digite o texto que deseja no modelo. Quando precisar inserir informações que variam por paciente, como nome, data ou outros dados, utilize as marcações dinâmicas: no campo Marcação dinâmica, selecione a informação desejada e clique em + Inserir. O sistema substituirá essas marcações automaticamente pelos dados reais do paciente quando o documento for utilizado na ficha dele.




Exemplo: ao configurar uma Declaração de Comparecimento, você pode inserir as marcações de "Nome do Cliente" e "Data Atual" no texto. Quando o documento for gerado para um paciente, essas marcações serão substituídas automaticamente pelas informações correspondentes.

Passo 5: Clique em Salvar. Para conferir como o modelo ficará na prática, clique no ícone de visualizar (ícone de olho).


Atenção: é necessário salvar antes de visualizar. Os dados exibidos nas marcações dinâmicas na visualização são apenas exemplos ilustrativos.

Na coluna "Ações", você terá as seguintes opções:

Ação 

O que faz 

Visualizar 

Exibe uma prévia do modelo configurado 

Editar 

Permite alterar o tipo, título e o conteúdo do modelo 

Excluir 

Remove o registro permanentemente 


Situações comuns e o que fazer

Situações 

O que fazer 

Não encontro o modelo configurado ao gerar um documento na ficha do paciente 

Verifique se o modelo foi salvo corretamente em: Configurações > Modelos > Documentos 

As marcações dinâmicas não foram substituídas pelos dados do paciente 

Confirme se as marcações foram inseridas corretamente pelo campo Marcação dinâmica > + Inserir, e não digitadas manualmente;

Confirme na ficha do paciente se todos os dados estão preenchidos

Preciso substituir o arquivo enviado via upload 

Acesse Ações > Editar no modelo correspondente e faça o upload do novo arquivo 


Evidências para abertura de chamado no suporte

Caso precise abrir um chamado, envie:
  1. Print da tela com o erro ou situação encontrada;
  2. Tipo e título do modelo envolvido;
  1. Opção utilizada (Upload de Arquivo ou Criar Documento);
  1. Data e horário da ocorrência


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