Lembrete de Sessão: como configurar notificações automáticas aos clientes

Lembrete de Sessão: como configurar notificações automáticas aos clientes

O que é

O PsicoManager permite configurar o envio automático de lembretes de sessão aos clientes, evitando faltas e atrasos. Os lembretes podem ser enviados por até quatro canais: App do Paciente, E-mail, WhatsApp e SMS.

A configuração acontece em duas etapas. Primeiro, o administrador/atendente define, de forma geral, quais canais estarão disponíveis e como as mensagens serão enviadas. Depois, é necessário acessar a ficha de cada cliente individualmente e habilitar quais canais aquele cliente específico deve receber, já que cada paciente tem preferências e facilidades diferentes com cada canal.

Quem pode usar

  1. Administrador: pode configurar os canais e mensagens de Lembrete de Sessão e habilitar os canais na ficha de cada cliente, em qualquer plano (Individuais e Clínica);
  2. Profissional: em planos Clínica, tem acesso apenas de visualização à configuração de Lembrete de Sessão feita pelo Administrador/Atendente, sem poder editá-la; pode habilitar os canais na ficha de seus próprios clientes;
  3. Colaborador/Atendente: em planos Clínica, pode configurar os canais e mensagens de Lembrete de Sessão (Etapa 1) e habilitar os canais na ficha de cada cliente (Etapa 2). Essa opção é configurada por padrão na plataforma, o administrador não precisa habilitar nenhuma permissão para que o atendente realize as configurações de notificações.

Como utilizar

Etapa 1: Configurar os canais e mensagens de Lembrete de Sessão

Passo 1: Acesse Configuração > Notificações > Para clientes.

Passo 2: Localize o card de Lembrete de Sessão e clique em Personalizar. Isso abrirá a modal de configuração desse módulo.




Passo 3: Na modal, ative ou desative cada canal disponível (App do Paciente, E-mail, WhatsApp, SMS) usando o switch de ativação correspondente. É possível habilitar todos os canais, apenas alguns, ou nenhum.



Passo 4: Para os canais que permitem personalização de mensagem (e-mail e SMS), edite o texto conforme desejado no campo de edição de mensagem.



Passo 5: Configure o horário de disparo de cada canal, ou seja, quanto tempo antes da sessão o sistema deve enviar o lembrete:

  1. App do Paciente: até 10 horas antes;
  1. E-mail: até 72 horas antes;
  1. WhatsApp: até 72 horas antes;
  1. SMS: até 72 horas antes

Passo 6: Utilize a Prévia disponível na modal para visualizar como a mensagem ficará antes de confirmar.

Passo 7: Clique em Salvar. Cada canal precisa ser salvo individualmente, se você editar a mensagem de E-mail e não salvar antes de editar o SMS, as alterações do E-mail serão perdidas.


Etapa 2: Habilitar o Lembrete de Sessão para cada cliente


Passo 8: Acesse Ficha do Cliente > menu Preferências > aba Notificações.

Passo 9: Habilite (defina como "Sim") cada canal de Lembrete de Sessão que esse cliente específico deve receber (App do Paciente, E-mail, WhatsApp e/ou SMS).


Passo 10: Clique em Salvar, que fica ao final da página. A partir desse momento, o cliente passa a receber os lembretes pelos canais habilitados.

Pré-requisitos por canal


App do Paciente

  1. Cliente deve estar habilitado para utilizar o aplicativo;
  2. Cliente deve estar logado no aplicativo;
  3. Disponível nos planos Individual Pró e Plus; contratável no plano Clínica;
  1. O texto enviado é padrão e não pode ser editado

E-mail

  1. E-mail cadastrado corretamente na ficha do cliente;
  1. Sessão previamente cadastrada/agendada;
  1. Sem custo de envio

WhatsApp

  1. Telefone celular (WhatsApp) cadastrado corretamente na ficha do cliente;
  1. Sessão previamente cadastrada/agendada;
  1. Necessário saldo de créditos WhatsApp para envio;
  1. A mensagem segue template fixo aprovado pela Meta/WhatsApp e não pode ser editada;
  1. O cliente recebe a mensagem de um número padrão do PsicoManager pelo WhatsApp; o profissional não tem acesso a esse número;
  1. O sistema envia o lembrete com base na data originalmente agendada. Se a sessão for apenas alterada (data/horário), o sistema não reenvia o lembrete caso já tenha sido disparado para a data anterior. Para garantir o lembrete correto, cancele a sessão original e crie um novo agendamento com a data/horário atualizados.

SMS

  1. Telefone celular cadastrado corretamente na ficha do cliente;
  1. Sessão previamente cadastrada/agendada;
  1. Necessário saldo de créditos SMS para envio;
  1. Mensagens limitadas a 160 caracteres, sem quebra de linha;
  1. Disponível apenas para Lembrete de Sessão (não se aplica a Aniversário ou Cobrança)

Observação sobre atrasos no envio


Pode haver um pequeno atraso ou adiantamento entre o horário configurado e o envio efetivo, por fatores externos aos canais. Recomenda-se configurar um tempo de disparo com margem de segurança. Exemplo: se configurado para 4 horas antes de uma sessão às 20h30, o cliente pode receber o lembrete entre 15h e 16h. Se os clientes relatarem atrasos recorrentes, aumente o tempo de disparo configurado.

Situações comuns e o que fazer


Situação 

O que fazer 

Cliente não recebeu o lembrete por WhatsApp/SMS 

Verificar se o telefone está cadastrado corretamente na ficha do cliente e se há saldo disponível para envio 

Cliente não recebeu o lembrete por E-mail 

Verificar se o e-mail está cadastrado corretamente na ficha do cliente 

Mensagem de SMS não foi enviada 

Verificar se a mensagem não contém quebra de linha e não excede 160 caracteres 

Cliente não recebe notificações pelo App do Paciente 

Verificar se o cliente está habilitado para o app e se está logado nele 

Lembrete chegou com data/horário desatualizado após reagendamento 

Orientar a cancelar a sessão original e criar um novo agendamento, em vez de apenas editar data/horário 

Alterações feitas na configuração de um canal não foram salvas 

Confirmar se o botão Salvar foi clicado individualmente para cada canal editado na modal 

Profissional (plano Clínica) não consegue editar a configuração de Lembrete de Sessão 

Comportamento esperado — apenas Administrador/Atendente (com permissão) pode editar; o profissional tem acesso somente de visualização 

Quais evidências enviar ao suporte

  1. Print da tela de configuração (Configuração > Notificações > Para clientes > Lembrete de Sessão);
  1. Print da aba Notificações na Ficha do Cliente afetado;
  1. Nome completo e horário da sessão do cliente que não recebeu o lembrete;
  1. Canal específico com problema (App do Paciente, E-mail, WhatsApp ou SMS);
  1. Print de mensagem de erro, se houver
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